Propósito del estándar
Servir como referente para la evaluación y certificación de las personas que se desempeñan en la realización de los procesos técnicos del archivo de trámite en los sujetos obligados señalados en el artículo 6° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
Asimismo, puede ser referente para el desarrollo de programas de capacitación y de formación basados en Estándares de Competencia (EC).
El presente EC se refiere únicamente a funciones para cuya realización no se requiere por disposición legal, la posesión de un título profesional. Por lo que para certificarse en este EC no deberá ser requisito el poser dicho documento académico.
Para alcanzar la competencia en este Estándar de Competencia, se requieren, en promedio, un año de experiencia laboral en la función.
Descripción
El estándar expresa las funciones que una persona ejecuta para realizar los procesos técnicos en archivos de trámite desde Organizar los documentos de archivo, aplicar los criterios de valoración establecidos en los instrumentos de consulta hasta aplicar los criterios de control de préstamos autorizados de expedientes.
El presente EC se fundamenta en criterios rectores de legalidad, competitividad, libre acceso, respeto, trabajo digno y responsabilidad social.
Elementos de competencia evaluados
Este estándar evalúa los siguientes elementos de competencia:
- E1746: Organizar los documentos de archivo
- E1747: Aplicar los criterios de valoración establecidos en los instrumentos de consulta
- E1748: Aplicar los criterios de control de préstamos autorizados de expedientes
Ocupaciones relacionadas
- Especialistas en archivonomía, biblioteconomía y museografía
- Archivónomo
Glosario del estándar: guía de estudio
Términos oficiales del EC0549 que conviene dominar antes de la evaluación:
- Área generadora
- Cada una de las diferentes coordinaciones, direcciones, subdirecciones, departamentos, secciones de departamentos o equivalentes en donde se generan los documentos en el desarrollo de las funciones que se les atribuyen.
- Clasificación archivística
- Proceso de identificación y agrupación de expedientes homogéneos con base en la estructura funcional de los sujetos obligados.
- Clasificación de la información
- El acto por el cual se determina que la información que posee una dependencia o entidad es reservada o confidencial.
- Cuadro general de clasificación archivística
- Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado.
- Documento de archivo
- El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente del soporte en el que se encuentren.
- Expediente
- Unidad documental constituida por varios documentos de archivo, ordenados lógica y cronológicamente y relacionados por un mismo asunto, materia, actividad o trámite, o por ser resultado de un mismo proceso de gestión y acumulación de los documentos que los constituyen. El expediente es generalmente la unidad básica de una serie.
- Fondo
- Conjunto de documentos, con independencia de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente por un sujeto obligado en el transcurso de sus actividades y funciones; se identifica con el nombre de este último.
- Inventario general
- Instrumento de consulta que describe las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización.
- Ordenación lógica y cronológica del expediente
- Actividad que consiste en establecer una secuencia de los documentos con base en el desarrollo de la gestión de un trámite administrativo.
- Sección
- Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables.
- Serie
- División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico.
- Unidad administrativa
- Cada una de las áreas que integran la estructura organizacional de una institución.
- Ubicación física / topográfica
- Ordenación de los expedientes de un archivo en el espacio o mobiliario destinado para su resguardo físico y que puede seguir criterios cronológicos, alfabéticos, numéricos, geográficos, onomásticos, cromáticos o mixtos.
- Carátula o exterior
- Portada del expediente que incluye los datos de identificación en concordancia con el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental.
- Expediente reservado
- Unidad documental que contiene información reservada en términos de la normatividad aplicable.
- Información confidencial
- La clasificada con este carácter en términos de la normatividad aplicable.
- Inventario de transferencia primaria
- Instrumento de consulta que describen las series y expedientes de un archivo que permiten su transferencia al archivo de concentración.
- Transferencia primaria
- Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a un archivo de concentración.
¿Cómo es la evaluación del EC0549?
Duración estimada: 30 minutos en gabinete y 1 hora con 30 minutos en campo, totalizando 2 horas
- El desarrollo de la evaluación de este EC se debe llevar a cabo únicamente en una situación real de trabajo debido a la confidencialidad de los expedientes de archivo y las condiciones de seguridad e infraestructura específica requeridas
Apoyos y requerimientos:
- Espacios físicos
- Normatividad aplicable
- Documentos de archivo
La evaluación oficial la realiza una Entidad de Certificación y Evaluación acreditada por el CONOCER. Esta información es orientativa y proviene del documento oficial del estándar.
Documento oficial
Este PDF es publicado por CONOCER. Consulta el contenido completo para conocer criterios de desempeño, evidencias y referencias normativas.
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