Propósito del estándar
Servir como referente para la evaluación y certificación de las personas que realizan actividades de administración de archivos de documentación semiactiva en archivos de concentración.
Asimismo, puede ser referente para el desarrollo de programas de capacitación y de formación basados en Estándares de Competencia (EC).
El presente EC se refiere únicamente a funciones para cuya realización no se requiere por disposición legal, la posesión de un título profesional. Por lo que para certificarse en este EC no deberá ser requisito el poser dicho documento académico.
Descripción
El presente EC describe las acciones a realizar en la administración de archivos semiactivos y que se encuentran bajo su custodia desde su recepción del archivo de trámite hasta su transferencia a su destino final de acuerdo con la normatividad aplicable, incluye también los servicios de préstamo de documentación.
El presente EC se fundamenta en criterios rectores de legalidad, competitividad, libre acceso, respeto, trabajo digno y responsabilidad social.
Elementos de competencia evaluados
Este estándar evalúa los siguientes elementos de competencia:
- E1984: Custodiar la documentación semiactiva
- E1985: Recibe el expediente en devolución
Ocupaciones relacionadas
- Especialistas en archivonomía, biblioteconomía y museografía
- Archivónomo
Glosario del estándar: guía de estudio
Términos oficiales del EC0624 que conviene dominar antes de la evaluación:
- Archivo de concentración
- Unidad responsable de la administración de los documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, que permanecen en él hasta su destino final.
- Archivo de trámite
- Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
- Baja documental
- Eliminación de la documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no tenga valores históricos.
- Contenedor
- Refiere a las cajas o legajos que contienen los expedientes o la información que se transfiere.
- Declaratoria de pre valoración
- Documento oficial que manifiesta el proceso de pre valoración aplicado a los archivos institucionales y su resultado.
- Destino final
- Selección de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuyo plazo de conservación o uso ha prescrito, con el fin de darlos de baja o transferirlos a un archivo histórico.
- Documentación semiactiva
- Aquella de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración.
- Expediente
- Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad.
- Inventario
- Instrumento de consulta que describen las series y expedientes de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).
- Transferencia primaria
- Traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración.
- Transferencia secundaria
- Conjunto de procedimientos por los cuales la documentación pasa de la unidad de archivo de concentración a la unidad de archivo histórico.
- Ubicación física / topográfica
- Ordenación de los expedientes de un archivo en el espacio o mobiliario destinado para su resguardo físico y que puede seguir
- Préstamo de expediente
- Procesos de acceso a los documentos debidamente organizados para su puesta a disposición.
- Vale de préstamo
- Documento que contiene los datos establecidos por la normatividad aplicable para permitir la salida de los expedientes del archivo de concentración en forma temporal.
¿Cómo es la evaluación del EC0624?
Duración estimada: 1 hora en gabinete y 2 horas en campo, totalizando 3 horas
Materiales y equipo que se utilizan en la evaluación (7)
- Para demostrar la competencia en este EC, se recomienda que se lleve a cabo en el lugar de trabajo y durante su jornada laboral; sin embargo, pudiera realizarse de forma simulada si el área de evaluación cuenta con los materiales, insumos, e infraestructura, para llevar a cabo el desarrollo de todos los criterios de evaluación referidos en el EC
- Inventarios de transferencia primaria
- Ficha técnica y declaratoria de pre valoración requisitadas (transferencia secundaria y baja documental)
- Plano de ubicación topográfica del archivo y catálogo de disposición documental
- Expedientes correspondientes a transferencia secundaria, baja y devolución
- Calendario de caducidad documental
- Documentos/formatos para el proceso de devolución de expedientes
La evaluación oficial la realiza una Entidad de Certificación y Evaluación acreditada por el CONOCER. Esta información es orientativa y proviene del documento oficial del estándar.
Documento oficial
Este PDF es publicado por CONOCER. Consulta el contenido completo para conocer criterios de desempeño, evidencias y referencias normativas.
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